Callista byter affärssystem

27 May 2025 // Jan Västernäs

Vi har bytt affärssystem. 2018 bytte vi första gången till en helt integrerat system med tidrapportering, kvitton & utlägg, leverantörsfakturor, kundfakturor och redovisning. Det innebar att vi kunde avskaffa alla pärmar och blev helt papperslösa. En stor fördel är att processen från tidrapport till kundfaktura har en väldigt hög grad av automatisering, normalt sett räcker det att titta på ett fakturaförslag och godkänna det. Bokföring sker sedan med automatik. Så risken för fel minskar dramatiskt. Man konfigurerar i förväg hur varje faktura skall formateras så det passar till specifika kundönskemål.

Men vi har känt en tid att det system som vi valde 2018 inte är perfekt för oss, det är betydligt mer omfattande än vi behöver och hanteras av en stor internationell mjukvarukoncern där våra behov drunknar i mängden.

Så numera använder vi Rexor som är en mindre systemleverantör i Malmö. Systemet är 100% SaaS och data lagras i Sverige. Vi är väldigt nöjda med hur det fungerar

• modernt gränssnitt
• lagom mycket komplexitet
• lätt att lära sig och förstå vad som händer
• lyhördhet för kundönskemål
• fantastisk support
• dramatiskt förbättrade rapportmöjligheter

Införande-projektet genomförde vi i höstas, utfallet blev att vi förbrukade c:a 50% av estimerad kostnad. Efter en initial utbildningsinsats så konfigurerade vi alla kunder, projekt m. m. i produktions-miljön. Data kopieras sedan över till testmiljön och vi kunde där verifiera att tidrapportering, fakturering och bokföring fungerade som det skulle på alla våra projekt. Så det innebar att praktiskt taget inga fel uppstod vid driftstart. Alla som varit med ett tag vet ju att det inte alltid blir så, finns ju ett aktuellt exempel i branschen som inte blev lika lyckat.

Samtidigt bidrar ju vår medvetna strävan mot att hålla allt så enkelt som möjligt till att ett systeminförande inte blir så komplicerat. Vi saknar

• bolagstrukturer som medför internavräkningar
• attestkedjor
• budget
• avdelningar eller andra dimensioner i bokföringen
• periodiseringar
• komplexa kostnadsfördelningar på projekt
• fastpris-åtaganden

När det gäller fakturering så försöker vi få över så mycket som möjligt till EDI/e-faktura. c:a 50% av våra kundfakturor skickas via peppol.

Leverantörsfakturor däremot är det en försvinnande liten andel kanske 1% som kommer som e-faktura, de allra flesta skickas som pdf vilket ju medför extraarbete och risk för feltolkningar, programvaran som läser av en faktura är inte 100%-ig på något sätt. Ett lysande undantag är Gårda Bakeshop som är vårt kvarters-cafe. Känns som de prioriterar digitalisering, snygg hemsida har de också. Något förvånande är ju att tex Apple, ett av värdens ledande teknikföretag inte klarar att skicka b2b-fakturor via peppol. Vi handlar ganska många saker av dem varje år så det hade ju underlättat. Sedan finns det en del av våra leverantörer som duckar frågan helt och hållet (Telenor och Skandia t ex) och i stället kräver att man måste logga in på deras hemsida eller Kivra för att få sin faktura. Vi kommer till hösten att försöka få över fler av våra leverantörer till e-faktura.