Vi ökar vår digitaliseringsgrad

12 September 2019 // Jan Västernäs

Papperslösa i digitaliseringens fotspår

Vi hjälper ju våra kunder att digitalisera och nu har vi även sett om vårt eget hus och gjort en större förändring. Vi har ersatt tre olika administrativa system med ett enda och avskaffat alla papper och pärmar.

Det vi ville uppnå var ett system som

• vi kan använda som en service dvs utan lokala installationer
• är deployat i molnet
• minskar antal integrationer
• inte är kopplat till något specifikt operativsystem
• kan hantera alla dokument elektroniskt

Efter att ha utvärderat ett antal alternativ så valde vi Deltek Maconomy.

Systemet driftas på Amazon och har en webklient men back-office måste använda en lokalinstallerad klient som är en Eclipse RCP-applikation. Så det möter inte vårt första krav helt och hållet men övriga positiva egenskaper överväger. Dessutom vet vi att Deltek jobbar hårt med produktutveckling vilket innebär att fler och fler funktioner kommer att vara möjliga att utföra via webgränssnittet from 2020.

Det fungerar så att vi registrerar tid i webbklienten. Utlägg och reseräkningar på samma vis. Kvitton laddas upp som pdf eller så fotograferar man av kvittot och bifogar en jpeg. När dessa saker godkänts så är kundfakturorna redan klara i systemet och det är så att säga bara att “trycka på knappen” vid månadsskiftet. Det finns en funktion som heter batchfakturering där man producerar fakturor för allt som hänt hela månaden. Utseendet på fakturan konfigureras i förväg för att passa kundspecifika önskemål. Kundfakturor skickas elektroniskt via Pagero antingen som swefakturor eller som pdf. Alla fakturor lagras i systemet ihop med sina avtal. Avtalen är givetvis elektronisk signerade fast det är ett separat system.

Det finns även en app man kan använda i telefonen för att registrera tid och utlägg.

Inkommande leverantörsfakturor scannas in mha Readsoft och landar i systemet för vidare bearbetning. Utbelningar skickas till banken i form av LB-filer.

Integration med lönesystemet sker en gång per månad mha fil-överföring.

Vi har nu jobbat ett halvår med den den nya lösningen och märker att det sparar mycket tid, ger bättre tillgång till informationen för fler användare och möjliggör ett geografisk oberoende.

Så här ser det ut på administrativa kontoret numera :-)